1. SoftwareMicrosoft OfficeKā sadarboties programmā SharePoint no Office 365

Autors Pēteris Veverka

SharePoint ir Microsoft tīmekļa komandas sadarbības platforma. Uzņēmumi izmanto SharePoint Online, lai uzglabātu dokumentus, pārvaldītu projektus un ļautu kolēģiem sadarboties.

SharePoint Online ne vienmēr ir visuresošs (atrodams vai atrodams visur), taču tas cenšas būt. Vietnes SharePoint Online ir veidotas tā, lai tām būtu pieejama visur - no galddatora, klēpjdatora, planšetdatora vai viedtālruņa. Neatkarīgi no jūsu izmantotās ierīces saturam vajadzētu būt pieejamam un lietotājam draudzīgam.

Šis raksts iepazīstina ar SharePoint Online, stāsta par to, kā atrast ceļu ap komandas vietni, augšupielādēt un strādāt ar failiem dokumentu bibliotēkās, koplietot failus ar kolēģiem, sinhronizēt failus un atjaunināt Office 365 profilu.

Iepazīšanās ar komandu vietnēm

SharePoint komandas vietne ir sadarbības darbvieta, kurā kolēģi var strādāt ar tiem pašiem failiem, izsekot projektiem un mijiedarboties savā starpā.

Attēlā ir parādīta tipiska SharePoint Online komandas vietne Office 365 logā. Šīs vietnes var izskatīties atšķirīgi atkarībā no tā, kā vietņu administratori tās izveido, taču tām ir vienādi rīki. Komandas vietne nodrošina līdzekļus Office 365 lietojumprogrammu atvēršanai, failu augšupielādei un lejupielādei un sadarbībai ar kolēģiem. Šajās lapās ir paskaidrots, kā pieteikties komandas vietnē un atrast ceļu apkārt ekrānam.

SharePoint Online komandas vietne

Pieteikšanās komandas vietnē

Lai pieteiktos SharePoint komandas vietnē, jums nepieciešama parole un tīkla adrese. Jūs, visticamāk, iegūsit šīs preces no sava draudzīgā apkaimes sistēmas administratora. Lai pieteiktos SharePoint komandas vietnē, rīkojieties šādi:

  1.  Atveriet tīmekļa pārlūkprogrammu un dodieties uz savas organizācijas komandas vietni. Jūsu komandas vietnes tīmekļa adrese izskatās atkarīga no tā, vai jūsu uzņēmums izmanto savu domēna vārdu (piemēram, company.com) vai Office 365 noklusējuma nosaukšanas formātu (kas izskatās kā jūsu uzņēmums.sharepoint.com).  Ja jums tiek prasīts akreditācijas dati, ievadiet savu lietotājvārdu, ievadiet paroli un noklikšķiniet uz Labi. Tas, kas notiks tālāk, ir atkarīgs no tā, kā izskatās jūsu vietējā (lokālā) vide un kā administrators konfigurēja SharePoint. Jūs varat nolaisties komandas vietnē, neievadot savu lietotājvārdu un paroli.

Atrodiet ceļu ap SharePoint Online komandas vietni

Aplūkojiet iepriekšējo attēlu, kad jūs apmeklējat parasto Sharepoint komandas vietni:

  • Lietotņu palaidējs: Office 365 Web lietojumprogrammu palaišanai. Tā izskata dēļ to dažreiz sauc par vafeļu izvēlni. Paziņojumi: administratīvu un lietotāja definētu brīdinājumu saņemšanai. Iestatījumi: lietotāja iestatījumu mainīšanai. Kuras iespējas iegūsit, ir atkarīgs no jūsu privilēģiju līmeņa. Lietotāja izvēlne: lai pierakstītos, izrakstītos un apskatītu savu profilu. Meklēšana vietnē: satura atrašanai vietnē. Navigācijas rūts: piekļuvei populāram saturam komandas vietnē. Parasti vietnes administrators nosaka, kas parādās navigācijas rūtī. Saraksti: lai uzskaitītu uzdevumus, kas jāveic, ieskaitot projekta darba priekšmetus un vispārējas nozīmes “darāmās” vienības. SharePoint piedāvā iepriekš izveidotas veidnes dažāda veida sarakstiem, no kuriem daudzi ļauj piešķirt saraksta vienumus konkrētiem SharePoint lietotājiem. Dokumentu bibliotēkas: Failu mitināšanai, kurus jūs un citi komandas locekļi varat atvērt un strādāt.

SharePoint vietne ir vietne, tāpat kā jebkura cita. Vietnēs SharePoint bieži apmeklētajās vietnēs varat izveidot grāmatzīmes.

Kā strādāt ar dokumentu bibliotēkām

Dokumentu bibliotēka ir pamata datu krātuve vietnē SharePoint. Neļaujiet vārdam dokuments jūs apmānīt. Dokumentu bibliotēkā var saglabāt jebkura veida failus.

Izmantojiet dokumentu bibliotēku, lai saglabātu failus sadarbības nolūkā. Šajās lapās ir paskaidrots, kā atvērt failus dokumentu bibliotēkā, augšupielādēt failus, kopīgi rediģēt failus un koplietot failus.

Faila atvēršana dokumentu bibliotēkā

Veiciet šīs darbības, lai atrastu un atvērtu failu:

  1.  Izmantojiet navigācijas joslu, lai atrastu un atlasītu failu, kuru vēlaties atvērt. Iespējams, administrators ir ievietojis saīsni uz dokumentu bibliotēku komandas vietnes mājas lapā vai citur vietnē.  Noklikšķiniet uz pogas Atvērt (trīs punkti) blakus faila nosaukumam, kuru vēlaties atvērt. Parādās uznirstošais logs, kā parādīts. Tas parāda faila priekšskatījumu, lai jūs varētu pārliecināties, vai esat atvēris pareizo.  Noklikšķiniet uz pogas Vairāk darbību (atkal trīs punkti). Attēlā parādīta poga Vairāk darbību. Parādās uznirstošā izvēlne ar visām iespējamām darbībām, kuras varat veikt ar failu, kā parādīts.  Atveriet failu. Failu var atvērt Office darbvirsmas lietojumprogrammā vai Office Web App:
  • Biroja darbvirsmas lietojumprogramma: uznirstošajā izvēlnē izvēlieties pirmo opciju. Piemēram, ja jums ir darīšana ar Word dokumentu, izvēlieties Atvērt Word. Fails tiek lejupielādēts datorā, lai jūs varētu tur strādāt. Izmaiņas, ko veicat failā datorā, tiek automātiski augšupielādētas kopijā, kas saglabāta SharePoint. Office Web App: uznirstošajā izvēlnē izvēlieties otro opciju, kuras nosaukums ir vārds online. Tiek atvērta Web lietotne, lai jūs varētu rediģēt failu.
SharePoint dokumentu bibliotēka

Šeit ir saīsne: lai atvērtu failu Office Web App, vienkārši noklikšķiniet uz tā nosaukuma dokumentu bibliotēkā.

Kā strādāt ar kolēģiem tajā pašā failā

Dažreiz, mēģinot atvērt failu, jūs to nevarat izdarīt, jo kāds tur nokļuva pirmais. Administratori izlemj, vai failu vienlaikus var rediģēt vairāk nekā viena persona.

Ja failā ir atļauts vairāk nekā viens redaktors, rīkojieties šādi, lai atvērtu failu, kas pašlaik tiek rediģēts, un veiciet pats savus ieguldījumus:

  1.  Atveriet failu dokumentu bibliotēkā. Iepriekšējā šīs nodaļas tēma izskaidro, kā atvērt failu. Šajā attēlā parādīts Word fails, kas atvērts Word Web App.  Meklējiet norādes, ka failu pašlaik rediģē kolēģis. Kā parādīts, Word Web App pasaka vārdu (vai vārdus) citiem, kas strādā ar failu. Ja uzmanīgi skatāties, varat redzēt arī citu redaktoru kursora atrašanās vietu. SharePoint ir lieliski piemērots, ļaujot vairākiem cilvēkiem sadarboties vienā failā.  Veiciet faila redakcionālās izmaiņas.  Kad esat pabeidzis rediģēšanu, noklikšķiniet uz tīmekļa pārlūkprogrammas pogas Atpakaļ vai Office 365 lietotņu palaidēja, lai atgrieztos komandas vietnē. Neuztraucieties par izmaiņu saglabāšanu failā. Office 365 automātiski saglabā izmaiņas.
Līdzrediģēšana vietnē SharePoint Online

Kā augšupielādēt failus dokumentu bibliotēkā

Veiciet šīs darbības, lai augšupielādētu failu no datora uz SharePoint Online dokumentu bibliotēku:

  1.  Programmā SharePoint dodieties uz dokumentu bibliotēku, kur vēlaties augšupielādēt failu.  Noklikšķiniet uz Augšupielādēt. Kā parādīts šajā attēlā, tiek parādīts dialoglodziņš Pievienot dokumentu. Ja dokumentu bibliotēkā neredzat pogu Augšupielādēt, sazinieties ar administratoru. Jums, iespējams, nav atļaujas augšupielādēt failus.  Dialoglodziņā Pievienot dokumentu noklikšķiniet uz pogas Izvēlēties failus.  Dialoglodziņā Atvērt atlasiet failu, kuru vēlaties augšupielādēt, un noklikšķiniet uz Atvērt. Varat augšupielādēt vairākus failus, dialoglodziņā Atvērt atlasot vairākus.  Dialoglodziņā Pievienot dokumentu ievadiet versijas komentārus, ja nepieciešams. SharePoint var konfigurēt tā, lai tajā varētu saglabāt vairākas viena dokumenta versijas. Jūsu administrators var pieprasīt, lai jūs ievadītu komentārus, lai aprakstītu augšupielādēto failu.  Noklikšķiniet uz Labi. Kamēr atrodaties tajā, apskatiet, vai augšupielādētais fails parādās dokumentu bibliotēkā.
augšupielāde dokumentu bibliotēkā

Lai augšupielādētu failus, varat vilkt vienu vai vairākus failus no datora File Explorer loga un nomest tos dokumentu bibliotēkā. Cik ērti!

Kā koplietot failus ar kolēģiem

SharePoint terminoloģijā koplietošana nozīmē kolēģu informēšanu par failu, kuru viņi var rediģēt. Pēc faila kopīgošanas pa e-pastu varat brīdināt kolēģus, ka fails ir koplietots. Dažreiz administratori neatļauj kādam koplietot failu, bet, ja varat koplietot failus, rīkojieties šādi, lai koplietotu failu ar kolēģi:

  1.  Atrodiet failu, kuru vēlaties koplietot, un noklikšķiniet uz tā pogas Atvērt. Lai atrastu pogu Atvērt, meklējiet trīs punktus blakus faila nosaukumam. Parādās uznirstošais logs.  Uznirstošā loga apakšā noklikšķiniet uz Kopīgot. Jūs redzat dialoglodziņu Kopīgot, kā parādīts. biroja aicināšana-sadarbība Uzaicināt līdzstrādnieku sadarboties lietas materiālos.  Ievadiet tās personas vārdu, ar kuru vēlaties koplietot failu. Tiklīdz sākat rakstīt, SharePoint atver nolaižamo sarakstu. Jūs varat izvēlēties vārdu no saraksta.  Ievadiet aprakstošu ziņojumu. Jūs varētu izskaidrot, kas ir fails un kāpēc vēlaties to koplietot.  Atlasiet vai noņemiet atzīmi no opcijas Pieprasīt pierakstīšanos. Noņemiet atzīmi no opcijas Pieprasīt pierakstīšanos, ja vēlaties koplietot failu ar cilvēkiem ārpus jūsu organizācijas. Parastai uzņēmējdarbībai atlasiet šo opciju, lai pārliecinātos, ka failu var skatīt tikai komandas vietnes locekļi.  Atlasiet opciju Sūtīt e-pasta ielūgumu.  Noklikšķiniet uz pogas Kopīgot.

Šis attēls parāda, kā kopīgošanas ziņojums izskatās personai, kas to saņem. Saņēmējs var noklikšķināt uz pogas Atvērt, lai atvērtu failu un sāktu ar to strādāt.

Uzaicinājums koplietot failu.

Failu skatīšana bezsaistē

Reizēm jūsu dators nevar piekļūt SharePoint Online portālam. Piemēram, iedomājieties, ka atrodaties lidmašīnā un jums ir jāatjaunina daži darba faili, bet neesat izveidojis savienojumu ar SharePoint. Lai atrisinātu šo bezsaistes dokumentu piekļuves problēmu, Office 365 dod mums iespēju sinhronizēt failus. Sinhronizācija ļauj piekļūt vietējā datorā esošajiem failiem, kuru pamatā ir SharePoint, un jums nav jāuztraucas par interneta savienojuma izveidošanu. Pēc atkārtota savienojuma ar internetu (pēc lidmašīnas nolaišanās) OneDrive sinhronizē failus ar saviem tiešsaistes kolēģiem.

Ir svarīgi saprast, ka OneDrive sinhronizē katra faila divus eksemplārus, vienu kopiju, kas glabājas SharePoint Online dokumentu bibliotēkā, bet otru - lokāli uz jūsu datora.

Veiciet šīs darbības, lai sinhronizētu SharePoint failus ar tāda paša nosaukuma failiem OneDrive:

  1.  Programmā SharePoint atrodiet dokumentu bibliotēku, kuru vēlaties sinhronizēt ar datoru. Jums nav jāsinhronizē katra komandas vietnes dokumentu bibliotēka. Sinhronizējiet tikai tos failus, kuriem vēlaties piekļūt bezsaistē.  Dokumentu bibliotēkas izvēlnē noklikšķiniet uz Sinhronizēt. Šis attēls parāda kur atrodas sinhronizācijas poga. Uznirstošais paziņojums paziņo, ka SharePoint lejupielādē dokumentu bibliotēkas saturu un sinhronizē to ar jūsu OneDrive for Business klientu.  Windows 10 uzdevumjoslas paziņojumu apgabalā noklikšķiniet uz OneDrive ikonas. Kā parādīts, šī ikona izskatās kā mākonis. Parādās nesen sinhronizēto failu saraksts, šajā gadījumā faili no dokumentu bibliotēkas.  OneDrive logā noklikšķiniet uz Atvērt mapi, lai skatītu vietējo failu kopijas. Kopš šī brīža jūs varat strādāt ar šiem failiem vai nu lokāli, vai tieši no SharePoint. OneDrive automātiski sinhronizēs visas izmaiņas.

Iedziļinieties Office 365

Office 365 piedāvā ekrānu Delve, lai atjauninātu jūsu profilu un labāk sazinātos ar komandas biedriem. Atkarībā no organizācijas lieluma var būt ļoti noderīgi pārliecināties, vai Office 365 profils ir atjaunināts. Darba biedri var aplūkot jūsu Office 365 profilu, lai redzētu, vai esat piemērots projektam. Viņi var aplūkot jūsu profilu, lai uzzinātu, kā jūs atrast. Ekrāns Delve ir nedaudz līdzīgs sociālo mediju portālam, jo ​​tas piedāvā ērtu saziņas veidu ar jūsu komandu.

Veiciet šīs darbības, lai dziļāk iedziļinātos Office 365:

  1.  Programmā SharePoint Online atveriet izvēlni Lietotājs un noklikšķiniet uz Mans profils. Lietotāja izvēlne atrodas Office 365 ekrāna augšējā labajā stūrī. Atveras ekrāns Delve, kā parādīts.  Izmantojiet vadības paneļus ekrānā Delve, lai atjauninātu savu profilu un sazinātos ar kolēģiem. Varat pielāgot šo ekrānu, lai padarītu sevi reprezentablāku kolēģiem.  Kad esat pabeidzis izmaiņas, noklikšķiniet uz Atjaunināt profilu.